ישנם מרכיבים שונים אשר מבדילים בין אירוע מוצלח לאירוע שלא עונה על הציפיות. חלק מהמרכיבים תלויים בכם ואחרים פחות תחת שליטתכם. אחד המרכיבים אשר ישפיעו על ההצלחה ועל העלויות של האירוע הוא כמות האורחים שיגיעו בפועל אל מול מספר המוזמנים. ניתן להעריך כמה אנשים יגיעו בסופו של דבר, אך פשוט יותר לבקש אישורי הגעה לאירוע.
אין כל סיבה לחשוש מבקשת אישורי הגעה לאירוע
בתוך כל המשימות שעומדות לפניכם, יכול להיות שמשימת איסוף אישורי ההגעה פחות קורצת לכם. אתם בוודאי רוצים להתרכז במשימות המשמחות יותר ובוודאי להימנע מהתקשרות לכל אחד ואחת כדי לבדוק אם יוכלו להגיע, באיזה הרכב והאם ישנן מגבלות שונות. לשמחתכם, היום אתם לא צריכים לעשות זאת. היום אתם יכולים לקבל את האישורים בלי להתקשר ובלי להרגיש אי נוחות.
מערכת אישורי הגעה לאירוע תאפשר לכם לקבל את כל המידע הנחוץ לכם ותעזור לכם ליצור אירוע מוצלח יותר. היא תאפשר למוזמנים לאשר את ההגעה שלהם ולתת מידע שחשוב להצלחה של האירוע כמו: מספר המגיעים, האם הילדים יגיעו או לא ואפילו לציין מגבלות תזונה.
כיצד אישורי ההגעה משפיעים על הכנת האירוע
בעלי המקצוע השונים אשר ייתנו שירות באירוע שלכם צריכים להתכונן למספר המוזמנים. מספר המוזמנים משפיע על יצירת מקומות הישיבה, כמות האוכל שיש להכין ומספר המלצרים שצריכים להגיע כדי לתת שירות. על מנת שבעל האולם או גן האירועים יוכל לדעת למה להתכונן חשוב לדאוג לאישורי הגעה לאירוע. חשוב לתת מידע מדויק ככל הניתן.
ביום האירוע אין זמן לעשות שינויים. זה לא הזמן המתאים להוריד את מספר המנות וזאת כיוון שכבר נרכשו חומרי הגלם וההכנה של המנות מתחילה בשלב מוקדם של הבוקר. זה גם לא הזמן להוסיף עוד מקומות ישיבה ולקרוא למלצרים נוספים. ברור שיתכן שמוזמנים יאלצו שלא להגיע בשל משהו שקרה ברגע האחרון, אך ברגע שיהיו לכם אישורי הגעה לאירוע תהיה לכם הערכה של מספר האנשים שיגיעו בפועל וזו תהיה קרובה מאד למציאות ותחסוך אי נעימות ובעלויות.
